Communicatiestructuur
Kath. Basisonderwijs Haarlem-Schoten

 

ORGANOGRAM en overlegstructuren
januari 2007

 

Communicatiestructuur Stichting K.B.O. Haarlem – Schoten (toelichting)

Binnen de Stichting wordt op verschillende niveaus en binnen verschillende geledingen overleg gevoerd en informatie uitgewisseld. In onderstaande is nader uitgewerkt op welke wijze dit op bovenschools niveau plaats vindt. Als betrokken geledingen worden daarbij onderscheiden.

1. Bestuur
2. Bovenschools Management
3. Managementteam
4. Klankbordgroepen
5. Directie

1. Bestuur

1. Vergaderfrequentie:

1. vier keer per schooljaar met vaste agenda (jaarplan, begroting, jaarverslag)
2. Twee maal een themabijeenkomst (strategie(dag), lerende bijeenkomsten)

2. Agenda & stukken:

1. De Bovenschools Manager stelt deze op.
2. Uiterlijk twee weken voorafgaand aan de vergadering ontvangen de bestuursleden de vergaderstukken.

3. Notulen:

1. Concept notulen worden in de eerstvolgende bestuursvergadering vastgesteld.
2. Afsprakenlijst, Wie doet Wat en Wanneer.

4. Informatievoorziening:

Gewenste informatievoorziening/agendapunten/-stukken is afhankelijk van planning- en controlecyclus die nog moet worden vastgesteld.

 

2. Bovenschools Management

1. Bestuur

Gewenste informatievoorziening/agendapunten/-stukken door bm aan bestuur is afhankelijk van planning- en controlecyclus die nog moet worden vastgesteld.

2. Klankbordgroepen

1. Uitwerken mondelinge en schriftelijke opdrachten en verzoeken BM
2. Adviezen en bevindingen naar BM
3. Frequentie vergaderingen variabel – afstemmen met klankbordgroep(en).
4. Agenda’s en stukken door BM
5. Notulen worden opgemaakt en vastgesteld door BM

3. Leerkrachten

1. Gesprekken (in de regel in tweede lijn) / overleg / uitleg na afstemming binnen managementteam / directie

4. GMR

1. Tijdige schriftelijke Informatieverstrekking stukken m.b.t. advies en/of instemming
2. Overleg voortgang goede gang van zaken namens bestuur. Frequentie minimaal 6 maal per jaar, waarvan 2 maal in aanwezigheid van bestuur(sleden): in januari de begroting en in juni het sociale jaarverslag en jaarrekening
3. Algemene informatie m.b.t. vergaderingen en notulen excl. persoonlijke informatie

e. Externe relaties

1. Vertegenwoordigt bestuur tijdens vergaderingen / bijeenkomsten bij alle genoemde externe relaties
2. Interne distributie van relevante stukken en informatie bestuur en/of managementteam en/of GMR

f. Website & Huisstijl
Nader vastleggen wie / wat / wanneer/hoe.

3. Managementteam

1. Werkzaamheden:

mede afhankelijk van nog vast te stellen planning- en controlecyclus.
Onderwerpen zijn in ieder geval bovenschools.
b. werkwijze is uitgewerkt in het huishoudelijk reglement managementteam

4. Klankbordgroepen
Klankbordgroepen staan onder voorzitterschap van het bm.

5.Directie
Op schoolniveau draagt elke school zorg voor een eigen inzichtelijke communicatiestructuur. De hierbij betrokken geledingen zijn de volgende:

1. Directie – team v.v.
2. Directie – ouders v.v.
3. Directie – MR v.v.

4. MR – ouderverenigingen v.v.
5 .MR – GMR v.v.
6. Directie - oudervereniging
Details nader uit te werken met de betrokken partijen,maar zijn gebaseerd op (lopende)afspraken en GMR/MR-reglement